DaternusZu kurz ist ein Risiko.
Zu lang auch.
Die meisten Studios kennen nur die eine Richtung der Frage: Wie lange muss ich aufbewahren? Die zweite ist genauso wichtig und wird fast nie gestellt: Ab wann darf ich nicht mehr? Diese Seite beantwortet beide.
Übersicht
Welche Unterlage wie lange bleibt.
Die Fristen, mit denen Daternus arbeitet, jeweils mit dem Grund dahinter. Der Grund steht dabei, weil eine Zahl ohne Begründung abgeschrieben und nie wieder überprüft wird.
| Unterlage | Frist | Warum |
|---|---|---|
| Anamnese, Aufklärung, Einwilligung | 10 Jahre | Die Unterlage, die im Streitfall gebraucht wird. Die Frist orientiert sich an den Zeiträumen, in denen Ansprüche aus einer Behandlung noch geltend gemacht werden können. |
| Behandlungsprotokoll mit Chargen und Geräteeinstellungen | 10 Jahre | Gehört zum selben Vorgang und ist ohne die Einwilligung wertlos — beides zusammen ergibt erst den Nachweis. |
| Vorher- und Nachher-Fotos zur Dokumentation | 10 Jahre | Teil der Behandlungsdokumentation. Fotos für Werbung sind etwas anderes: Sie hängen an einer eigenen Einwilligung und müssen bei Widerruf verschwinden. |
| Einwilligung in Werbefotos und Newsletter | Bis zum Widerruf | Endet mit dem Widerruf. Der Nachweis, dass eingewilligt wurde, darf zur Verteidigung gegen Ansprüche noch eine Weile bleiben — die Nutzung selbst endet sofort. |
| Rechnungen und Buchungsbelege | Nach Steuerrecht | Eigene Welt mit eigenen Fristen, die Ihre Steuerberatung kennt. Daternus rechnet nicht ab und trifft dazu keine Aussage. |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerberinnen | Wenige Monate | Nur so lange, wie Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz noch im Raum stehen. Danach ist das Aufbewahren nicht vorsichtig, sondern unzulässig. |
Die zweite Richtung
Warum längeres Aufbewahren kein Fleiß ist.
„Wir heben lieber alles auf“ klingt nach Vorsicht und ist das Gegenteil. Drei Gründe, an die selten jemand denkt.
Jedes Jahr ist ein Jahr Risiko
Ein Datenbestand, der nicht mehr gebraucht wird, kann trotzdem verloren gehen, kopiert oder eingesehen werden. Bei Gesundheitsdaten ist das kein theoretischer Schaden.
Sie müssen Auskunft über alles geben
Ein Auskunftsersuchen erstreckt sich auf den gesamten Bestand — auch auf das, was seit zwölf Jahren niemand angefasst hat. Was gelöscht ist, muss nicht herausgesucht werden.
Aufbewahren ohne Grundlage ist selbst ein Verstoß
Die DSGVO verlangt nicht nur, dass Sie Daten schützen, sondern auch, dass Sie sie löschen, sobald der Zweck entfallen ist. Ein voller Ordner aus dem Jahr 2009 ist kein Zeichen von Sorgfalt.
In der Anwendung
Die Frist läuft, ohne dass jemand daran denkt.
Der Ablauf ist Teil des Dokuments und nicht eine Aufgabe im Kalender. Das ist der einzige Weg, auf dem eine Löschfrist in einem laufenden Studiobetrieb tatsächlich eingehalten wird.
- Jedes Dokument trägt sein Ablaufdatum ab dem Tag der Behandlung — 10 Jahre
- Der Ablauf geschieht automatisch, ohne Aufgabe und ohne Erinnerung
- Eine frühere Löschung auf Wunsch der Kundin ist jederzeit möglich
- Jede Löschung wird protokolliert — mit Zeitpunkt und auslösender Person
- Steht eine Aufbewahrungspflicht entgegen, weist die Anwendung darauf hin
- Nach einer Kündigung bleibt der Bestand lesend erhalten und exportierbar
Der Konflikt
Löschen wollen und aufbewahren müssen.
Der Fall, der im Studio für Ratlosigkeit sorgt: Eine Kundin verlangt Löschung, und gleichzeitig könnte dieselbe Unterlage in zwei Jahren gebraucht werden.
Die Auflösung ist unbequem, aber eindeutig: Das Recht auf Löschung gilt nicht schrankenlos. Wo eine Aufbewahrungspflicht besteht oder die Unterlagen zur Verteidigung gegen Ansprüche gebraucht werden, gehen diese Gründe vor. Was Sie in diesem Fall tun müssen, ist nicht löschen — sondern begründen und dokumentieren, warum nicht.
Mehr zu den BetroffenenrechtenWas Daternus in diesem Fall tut
- Zeigt an, welche Dokumente eine laufende Frist haben und welche nicht
- Löscht, was gelöscht werden darf — sofort und vollständig
- Weist auf entgegenstehende Fristen hin, statt sie stillschweigend zu übergehen
- Protokolliert die Löschung, damit Sie Ihre Reaktion belegen können
Häufige Fragen
Zu Fristen, Löschung und Kündigung.
Die fünf Fragen, die kommen, sobald jemand im Studio anfängt, den Aktenschrank aufzuräumen.
Warum zehn Jahre und nicht drei?
Weil die regelmäßige Verjährung nicht die einzige Frist ist, die eine Rolle spielt. Bei Ansprüchen wegen einer Gesundheitsverletzung kommen längere Höchstfristen in Betracht, die nicht am Ende des Jahres beginnen, sondern am Ereignis. Zehn Jahre sind der in der Praxis übliche Mittelweg zwischen „zu kurz, um im Ernstfall zu helfen“ und „so lang, dass die Aufbewahrung selbst zum Problem wird“.
Diese Einschätzung ersetzt keine Rechtsberatung. Wenn Ihre Beratung für Ihr Studio eine andere Frist für richtig hält, sollten Sie ihr folgen.
Kann ich die Frist in Daternus ändern?
Der Standard sind zehn Jahre. Wenn für Ihr Studio etwas anderes gilt — weil Ihre Beratung es so einschätzt oder weil Sie Behandlungen anbieten, bei denen andere Vorgaben greifen —, sprechen Sie uns an. Wichtig ist, dass die Frist eine Entscheidung ist und nicht ein Zustand, der sich aus Vergesslichkeit ergibt.
Was passiert am Ende der Frist genau?
Das Dokument läuft ab und wird entfernt — ohne dass jemand daran denken muss. Genau das ist der Punkt: Eine Löschung, die an einer Erinnerung hängt, findet in einem laufenden Studiobetrieb nicht statt.
Eine Kundin verlangt sofortige Löschung. Muss ich?
Nicht in jedem Fall. Wo eine Aufbewahrungspflicht besteht oder Sie die Unterlagen zur Verteidigung gegen Ansprüche brauchen, geht die Aufbewahrung vor. Wo das nicht der Fall ist, wird gelöscht.
Daternus weist auf eine entgegenstehende Frist hin, statt sie stillschweigend zu übergehen — und protokolliert jede Löschung, damit Sie später zeigen können, dass und wann Sie gehandelt haben.
Und wenn wir kündigen — sind die Unterlagen dann weg?
Nein. Der Zugang bleibt lesend erhalten. Es entstehen keine neuen Bögen mehr, aber der Bestand bleibt abrufbar; sonst könnten Sie Ihren Auskunfts- und Aufbewahrungspflichten nicht mehr nachkommen. Ein vollständiger Export ist jederzeit möglich.
Eine Software, die Ihre Dokumentation bei Zahlungsende einschließt, macht Sie angreifbar — deshalb ist das bei uns anders geregelt.
Lassen Sie die Frist die Software führen.
Jedes Dokument mit eigenem Ablaufdatum, jede Löschung protokolliert, der Bestand nach einer Kündigung weiter lesbar. 14 Tage kostenfrei im Browser, ohne Zahlungsdaten.